Podstawowym aktem prawnym w przedmiotowym zakresie jest: ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681), zwanej dalej „ustawą o NIP”. Precyzuje ona zasady ewidencji podatników, płatników podatków, a także płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne. Jednocześnie reguluje zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej oraz zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym.


Właściwość w sprawach NIP (art. 4 ustawy o NIP):
 
1. dla podatników podatku od towarów i usług, niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku, organem właściwym w zakresie NIP jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług,
2. dla jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, właściwym w zakresie NIP jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności,
3. dla podatników będących podatnikami podatku dochodowego organem właściwym w sprawach NIP jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,
4. dla pozostałych podatników, nie będących podatnikami podatku dochodowego, organem właściwym w sprawie NIP pozostaje naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika. Jeżeli jednak podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce - Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowy Warszawa-Śródmieście.
-dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, nie będących jednocześnie w.w. podatnikami - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym urzędem jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
 
 
Kto podlega obowiązkowi ewidencyjnemu (art. 2 ustawy o NIP):
 
1. Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami.
2. Inne podmioty niż wymienione w pkt. 1, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków.
3. Podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ubezpieczeniowych.
 
Zgodnie z art. 5 ww. ustawy zgłoszenia w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej, dokonuje się jednokrotnie bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje działalności oraz  liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
 
Zgodnie z ustawą z dnia 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2011r. Nr 171, poz. 1016), od 1 września 2011r. identyfikatorem podatkowym jest:
 

 
 
Nadanie NIP następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, zwanego dalej „CRP KEP”, po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego.
Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP. W przypadku osób fizycznych objętych rejestrem PESEL potwierdzenie nadania NIP zawiera również numer PESEL.
Potwierdzenie nadania NIP jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.
W przypadku osób fizycznych rozpoczynających działalność gospodarczą potwierdzenie nadania NIP wydaje się nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do naczelnika urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.
 
Zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy o NIP, Naczelnik urzędu skarbowego wydaje:
1) zaświadczenie o nadaniu NIP podmiotowi, który się nim posługuje, na wniosek tego podmiotu;
2) informację o nadanym NIP podmiotowi, na wniosek osoby trzeciej zawierający dane podmiotu, o którego NIP wystąpiono.
Wniosek/Informacja o nadanym numerze identyfikacji podatkowej (NIP-5/W) dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl).
 
 
OSOBY FIZYCZNE NIEPROWADZĄCE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ:
 
Zgłoszenia identyfikacyjnego osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej dokonują na formularzu NIP-3 (obowiązującą wersją formularza jest wersja 5, dostępna na stronie: www.mf.gov.pl). Aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu identyfikacyjnym dokonuje się w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła. 
 
OBOBY FIZYCZNE PROWADZĄCE DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ, BĘDĄCY PRZEDSIĘBIORCAMI:
 
1) Rejestracja działalności gospodarczej:

Od dnia 1 lipca 2011 r. obowiązują nowe przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz nowy formularz wniosku do rejestracji działalności gospodarczej CEIDG-1 w miejsce dotychczasowego formularza EDG-1.
W ramach „jednego okienka” fakt rozpoczęcia działalności gospodarczej należy zgłosić we właściwym Urzędzie Gminy/ Miasta na formularzu CEIDG-1 (wraz z ewentualnymi załącznikami: CEIDG-RB, CEIDG-MW, CEIDG-RD, CEIDG-S.C, CEIDG-PN). Wniosek ten można również złożyć drogą elektroniczną na stronie internetowej  www.firma.gov.pl, przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu (przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym powinno być) lub profilu zaufanego ePUAP. Wzór wniosku CEIDG-1 dostępny jest na stronie Ministerstwa Gospodarki (www.mg.gov.pl).
Przedsiębiorcy działający jednoosobowo oraz wspólnicy spółek cywilnych rejestrowani są w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, którą prowadzi minister właściwy do spraw gospodarki (uprzednio Ewidencji Działalności Gospodarczej, którą prowadził prezydent, burmistrz lub wójt). Wniosek ten stanowi, oprócz wniosku o wpis do ewidencji, także wniosek o nadanie numeru REGON, zgłoszenie do urzędu skarbowego oraz do ZUS lub KRUS. Wniosek pozwala również wybrać formę opodatkowania.
 
2) Aktualizacja danych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, będące przedsiębiorcami (prowadzące działalność w formie 1-osobowej lub w formie spółki cywilnej) aktualizują dane na formularzu CEDIG-1 (wraz z ewentualnymi załącznikami wymienionymi powyżej).
Dane należy aktualizować w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana (art. 9 ustawy o NIP).
 
 
OSOBY PRAWNE LUB JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE NIEMAJĄCE ODOBOWOŚCI PRAWNEJ , BĘDĄCE PODATNIKAMI LUB PŁATNIKAMI:
 
Spółki cywilne, jawne, partnerskie, komandytowe czy komandytowo-akcyjne w zgłoszeniu identyfikacyjnym zobowiązane są do podawania danych dotyczących wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom (art. 5 ust. 3 pkt 2 ustawy o NIP), na załączniku NIP-D.

1) Osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej podlegające wpisowi do Rejestru Przedsiębiorców  w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS):
 
W ramach „jednego okienka” zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 należy złożyć we właściwym dla siedziby spółki KRS wraz z wnioskiem o wpis do Rejestru z odpowiednimi załącznikami i dokumentami wymaganymi przez sąd rejestrowy.
 
2) Jednostki organizacyjne niepodlegające wpisowi do KRS lub nieposiadające wpisu do Rejestru Przedsiębiorców, będące podatnikami lub płatnikami:
 
We właściwym Urzędzie Skarbowym należy złożyć wniosek NIP-2 oraz przedłożyć dokumenty potwierdzające dane zawarte w zgłoszeniu. Zakłady (oddziały) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami zobowiązane są również do umieszczania w zgłoszeniu identyfikacyjnym takich danych jak NIP oraz adres jednostki macierzystej.
 
 
 
Sukcesja NIP (art. 12 ust.1 ustawy o NIP):
 
NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjąt­kiem:

 
Do celów identyfikacji podatkowej za przekształcenie, uznaje się również wpis spółki cywilnej do reje­stru na podstawie art. 26 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlo­wych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037, z 2001 r. Nr 102, poz. 1117 oraz z 2003 r. Nr 49, poz. 408 i Nr 229, poz. 2276).
 
Decyzje o nadaniu NIP wygasają z mocy prawa w przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika. Organy prowadzące ewidencję ludności mają obowiązek do przekazania pisemnej informacji o zgonie urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego podatnika w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu. Sądy rejestrowe są obowiązane, w terminie 14 dni od dnia wykreślenia podmiotu z rejestru przedsiębiorców (stowarzyszeń, fundacji, itp.) do przekazania informacji o wykreśleniu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatni adres siedziby podmiotu.
 
 
Rejestr podatników:
 
Minister właściwy do spraw finansów publicznych prowadzi w formie elektronicznej CRP KEP, który  służy:

 
Naczelnicy urzędów skarbowych wprowadzają do CRP KEP dane zawarte w dokumentacji związanej w nadaniem oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych oraz dane z niektórych dokumentów związanych z obowiązkami wynikającymi z przepisów podatkowych.
Dane zgromadzone w CRP KEP oraz zawarte w dokumentacji, o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o NIP, są objęte tajemnicą skarbową, z wyjątkiem NIP oraz numeru identyfikacyjnego REGON.